اگر صاحب کسب‌وکارهایی در اندازه‌های کوچک تا متوسط باشید، حتماً درگیرِ چالش‌های ریز و درشتش شده‌اید؛ از نگهداری حساب‌وکتاب پرداختی‌ها و دریافتی‌ها، تا مدیریت فروش و به‌روزنگه‌داشتن وب‌سایت و روابط عمومی… ولی برای هر مسئله‌ای، راه‌حلی وجود دارد. راه‌حل چنین مسائلی در کسب‌وکارها هم استفاده از برنامه‌های نرم‌افزاری است. در این مقاله سراغ هفت دستهٔ نرم‌افزاری می‌رویم که می‌توانند کسب‌وکارهای کوچک‌تر را در مسیر رسیدن به موفقیت کمک کنند.
۱. نرم‌افزارهای حسابداری
حسابداری بخشی جدایی‌ناپذیر از مدیریت هر کسب‌وکاری، با هر اندازه و در هر حوزه‌ای است. عملکرد روان کسب‌وکارها به داشتن دفاتر حسابداریِ دقیق و به‌روز وابسته است. اما آن‌قدر نرم‌افزارهای مختلف وجود دارند که انتخاب نرم‌افزار حسابداری (accounting software) متناسب با نیازهای کسب‌وکار را دشوار می‌کنند.
آشنایی با نرم‌افزارهای موجود، امکانات، قابلیت‌ها و کاربردهایشان به مدیران و تصمیم‌گیران کمک می‌کند تا بهترین نرم‌افزار حسابداریِ ممکن را برای کسب‌وکارشان انتخاب کنند؛ تا استفادهٔ کارآمدتری از زمان داشته باشند، و فرایندهای نظارت بر جریان نقدی، هزینه‌ها، پرداخت‌های مالیاتی و دیگر داده‌های حیاتی کسب‌وکار را بهتر از همیشه زیر نظر بگیرند.
یکی از پرطرف‌دارترین گزینه‌ها میان نرم‌افزارهای حسابداری برای کسب‌وکارهای کوچک، نرم‌افزار حقوق و دستمزد است. کسب‌وکارها با استفاده از این برنامه‌ها می‌توانند حقوق و دستمزد کارکنان، فیش‌های واریزی و پرداختی، پرداختی‌های مربوط به بازنشستگی، پاداش‌های سالیانه و… را با دقت بالایی پردازش کنند.
نرم‌افزار حقوق و دستمزدی که استفاده‌اش آسان باشد، برای مالکان کسب‌وکارهای کوچک که بار زیادی بر دوش دارند، حکمِ فرشتهٔ نجات را دارد، و به عملکرد روزانهٔ روان‌تر کسب‌وکارشان کمک می‌کند.
توانایی استفاده از این نرم‌افزارها، به‌شرط سادگی و روانی‌شان، می‌تواند مشکلات مربوط به فرایندهای پیچیده و دشوارِ حسابرسی را کاهش بدهد، و در نتیجه زمان بیشتری برای تمرکز روی موارد مهم‌تر در اختیار مالک و مدیر کسب‌وکار قرار بدهد.
یکی دیگر از دسته‌ها مهم نرم‌افزاری برنامه‌های مربوط به مدیریت مالیات هستند، چون برآوردن الزامات قانونی مالیات و محاسبهٔ بهترین نتیجه ممکن در این حوزه از مهم‌ترین جنبه‌های حفظ یکپارچگی کسب‌وکارهاست.
۲. نرم‌افزارهای مدیریت زمان
زمان یکی از مهم‌ترین دارایی‌هایی هر مالک کسب‌وکاری است. نرم‌افزارهای ردگیری و مدیریت زمان (time tracking software) به کاربران امکان می‌دهند عملکرد خود را در زمینه‌های مختلف مستند کنند، و از این طریق زمانشان را به‌شکلی مؤثرتر مدیریت نمایند.
استفاده از این نرم‌افزارها درکی بهتر از چگونگی مصرف زمان در کسب‌وکار ایجاد می‌کنند. بنابراین می‌توانید مناطق و حوزه‌هایی از کسب‌وکارتان را شناسایی کنید که شاید کمتر یا بیشتر از حد لازم به آن‌ها پرداخته می‌شود.
بعضی نرم‌افزارهای این حوزه به کسب‌وکارهای کوچک امکان می‌دهند داده‌های جامعی دربارهٔ مدیریت زمان خود جمع‌آوری کنند، زمان صرف‌شده روی وظایف یا پروژه‌های خاص را بر اساس کارکنان یا گروه‌های خاص ثبت نمایند، و در نتیجه استفادهٔ بهتری از زمان داشته باشند.
اما اگر در میان نرم‌افزارهای فراوان موجود در بازار سردرگم شدید، می‌توانید نسخه‌های رایگان و آزمایشی (trial) آن‌ها را تهیه و نصب کنید تا با مزایا و معایبشان بیشتر آشنا شوید. در قدم بعدی می‌توانید نسخهٔ اصلی نرم‌افزار موردنظرتان را بخرید و از همهٔ امکاناتش استفاده کنید.
۳. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه
برنامه‌های نرم‌افزاری مدیریت پروژه (project management software) به کاربران امکان می‌دهند که پروژه‌های پیچیده را با تقسیم به بخش‌ها و وظایف کوچک‌تر سازماندهی کنند، و در عین حال دیدی جامع از کل پروژه داشته باشند.
این برنامه‌ها و ابزارهای آنلاین برای کسب‌وکارهای کوچک تقریباً رایگان هستند، و نه‌فقط به مدیر پروژه اجازه می‌دهند مدیریت وظایف را با دید بهتری انجام بدهد، بلکه درکی جامع از چگونگی و چراییِ مصرف منابع در راستای تکمیل پروژه هم به آن‌ها می‌دهد.
ابزارهای مدیریت پروژه در ترکیب با نرم‌افزارهای مدیریت زمان به برنامه‌های قدرتمندی تبدیل می‌شوند که مدیریت کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط را محتول می‌سازند، و حتی در فرایندهایی مانند صدور فاکتور و پردازش پرداخت‌ها هم اثرگذار می‌شوند.
۴. نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری
استفاده از برنامه‌های مدیریت ارتباط با مشتری (customer relationship management) یا CRMها از بهترین راه‌ها برای درک بهتر چگونگی رابطهٔ کسب‌وکار با مشتری‌هایش، و هدایت رشد کسب‌وکار با تحلیل تعامل‌های دو طرف است.
کسب‌وکارهای مختلف می‌توانند با بهره‌گیری از CRMهای مناسب، روابطشان با مشتری را به‌خوبی مدیریت کنند. بسیاری از این برنامه‌ها رابط کاربری ساده‌ای در اختیار کاربران می‌گذارند تا داده‌ها را به‌راحتی درک کنند.
مدیران کسب‌وکارها می‌توانند بینش‌های ارزشمندی دربارهٔ روابط تجاری کسب کنند، نرخ حفظ مشتری را افزایش بدهند و رشد فروش را هدایت کنند.
خلاصه اینکه نرم‌افزارها و ابزارهای مدیریت ارتباط مشتری کمک‌های بسیار مهم و ارزشمندی به کسب‌وکارهای کوچک ارائه می‌دهد تا درک بهتری از تعاملات خود با مشتریان فعلی و بالقوه‌شان داشته باشند.
توانایی شناسایی روندهای داده در چند مختلف کانال تعامل می‌تواند ارزش زیادی به عملیات کسب‌وکارها بدهد. در نتیجه آن‌ها می‌توانند مناطق و حوزه‌های مناسب برای صرف منابع بازاریابی را شناسایی کنند، و بهترین استفاده را از ابزارهایی ببرند که برای بهبود عملکرد شرکت در دسترس دارند.
۵. نرم‌افزارهای ارتباطی
یکی از مهم‌ترین جنبه‌های ادارهٔ هر کسب‌وکار کوچکی برقراری ارتباط مؤثر و کارآمد، هم داخل کسب‌وکار و هم خارج از آن، و با مشتریان است. اینجاست که استفاده از نرم‌افزارهای جریان کاری و ارتباطی (communication software) مناسب اهمیت می‌یابد.
نرم‌افزارهای پرطرف‌دار ارتباطی، مانند Skype و Slack به تیمتان اجازه می‌دهد به‌طور مؤثرتری در همهٔ پروژه‌ها ارتباط برقرار، و همکاری کنند. ضمن آنکه کسب‌وکارتان را قادر می‌سازد با مشتریان و کارکنان، بدون توجه به مکانشان، در ارتباط باشد.
توانایی کسب‌وکارهای کوچکِ امروزی که در بستر اینترنت فعال هستند برای ارتباط با بازارهای جهانی از طریق استفاده از فناوری‌های ارتباطی مدرن تقریباً غیرقابل تصور است.
استفاده مؤثر از نرم‌افزارهای جریان کاری و ارتباطی به کسب‌وکارها امکان می‌دهد که افق‌های بازار خود را گسترش بدهند، و به سازماندهی و برقراری ارتباط بین اعضای تیم به اندازه سایر برنامه‌ها و ابزارهای این فهرست مکس کمک می‌کند.
فارغ از اینکه در چه صنعتی فعالیت دارید، ارتباط همیشه بخشی مهم از عملیات شما خواهد بود، و انتخاب نرم‌افزار مناسب برای تسهیل این کار بی‌شک می‌تواند کسب‌وکارتان را بهبود ببخشد.
۶. نرم‌افزارهای مدیریت وب‌سایت
برنامه‌ها و ابزارهای ساخت و مدیریت بلاگ‌ها و وب‌سایت‌ها (website building software) تنوع زیادی دارند، و هرکدام با قابلیت‌ها و امکاناتی که ارائه می‌دهند، برای نیازها و اهداف خاصی مناسب هستند.
این ابزارها به افراد غیرحرفه‌ای کمک می‌کند تا بلاگ ساده یا وب‌سایتی تخصصی را برای کسب‌وکارشان راه‌اندازی کنند. البته حرفه‌ای‌ها هم برای نوآوری‌ها و ساخت وب‌سایت‌های حرفه‌ای‌تر برای تمایز با رقبا می‌توانند از این ابزارها استفاده نمایند.
ساخت وب‌سایت‌هایی که ویژگی‌های متنوع و امکانات فراوانی دارند، پیچیده و وقت‌گیر است. چه‌بسا تخصص‌های مختلفی برای این کار نیاز است، به‌ویژه اگر بخواهید بدون کمک حرفه‌ای‌ها کار را پیش ببرید.
بنابراین اگر تجربهٔ چندانی در این حوزه ندارید، بهتر است از برنامه‌های ساخت وب‌سایت، مانند وردپرس و جوملا با قالب‌های متنوع بی‌شماری که دارند، استفاده کنید.
۷. نرم‌افزارهای بازاریابی و روابط عمومی
شاید بهترین مزیت استفاده از نرم‌افزارهای کاربردی برای سازماندهی و بهینه‌سازی جریان کار این باشد که فرصتی برای کار ساختارمند به مدیران کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط می‌دهد.
نرم‌افزارهای بازاریابی و مدیریت روابط عمومی (marketing and PR software) می‌توانند در سازماندهی کسب‌وکار کمکتان کنند؛ روندی که به کارایی بیشتر، توانایی بهتر برای جمع‌آوری و تحلیل داده‌های فروش و بازاریابی، و در نتیجه بهبودهای سریع‌تر در فرایندهای فروش و بازاریابی منجر می‌شود.
توانایی استفاده از نرم‌افزار بازاریابی برای تحلیل داده‌های تبدیل فروش مزیتی بزرگ است که به مدیر کسب‌وکار امکان می‌دهد بهبودهای سریع و قابل‌توجهی در روش‌های فروش و بازاریابی خود ایجاد کند.
نرم‌افزارهای بازاریابی و روابط عمومی کمک می‌کنند تا بیشترین ارزش ممکن را از بودجهٔ بازاریابی کسب‌وکارتان به دست بیاورید و نرخ تبدیل فروشتان را تا حد زیادی بهبود ببخشید.
ضمن آنکه چنین برنامه‌هایی مناسب جمع‌آوری داده‌های ارزشمند برای تحلیل‌های آینده هستند، و با خودکارسازی جمع‌آوری و نگهداری داده، تفسیر اطلاعات را آسان‌تر می‌کنند.
یک پیشنهاد
صاحبان و مدیران کسب‌وکارهای کوچک تا بزرگ که به‌دنبال راهکارهای فناورانه و راه‌حل‌های نرم‌افزاری برای روان‌تر کردن عملیات سازمانی خود هستند، می‌توانند سراغ شرکت مشاورهٔ فناوری بتا سیستم بروند
این شرکتِ خوش‌نام مجموعه‌ای جامع از راهکارها و خدمات نوآورانه را برای بهبود تجربه مشتری، ERP، و تحلیل کسب‌وکارها طراحی و اجرا می‌کند تا سازمان‌ها بتوانند بر چالش‌هایشان غلبه کنند، و به اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدتشان برسند.
بتا سیستم طی سال‌ها فعالیت در حوزهٔ طراحی و اجرای سیستم‌های مدیریت کسب‌وکار، با رویکرد سفارشی‌سازی محصولات، پشتیبانی مداوم، و آموزش حرفه‌ای توانسته بالاترین سطح رضایتمندی مشتریان را کسب کند.